Produtividade ninja usando o método GTD

Quando temos muito a fazer, seja em nossas vidas pessoais ou profissionais, nossos cérebros ficam a todo momento revisitando tudo que nossa memória consegue segurar, porque você não quer se esquecer de ligar para o seu fornecedor, precisa pensar na apresentação que dará em uma semana, precisa reservar o hotel e falar com sua esposa sobre a viagem de férias. E tudo isso ao mesmo tempo em que você já está executando alguma dessas tarefas. Todo esse esforço gera estresse, e diminui sua produtividade, que seria muito maior se você estivesse mais presente no momento, dedicando todo seu poder de CPU para executar a tarefa atual. Essa é a ideia central do método descrito por David Allen em seu livro Getting Things Done (em português com o título “A arte de fazer acontecer”), mais conhecido pela sigla GTD.

O esqueleto do método é ilustrado pelo seguinte diagrama:

Primeiro você reúne tudo que está ocupando sua mente, todas as coisas que precisa fazer ou que estejam te atrapalhando. Essa é a entrada dessa linha de montagem (uma linha de montagem que transforma estresse em organização).

Para cada item em sua entrada, você pensa rapidamente se existe alguma ação que pode ser tomada em relação ao item. Se não há nada a ser feito, o item deve ter um dos seguintes destinos: lixo, material de referência (quando é algo que pode servir de referência para executar alguma tarefa) ou um arquivo de coisas que talvez possam ser úteis algum dia, para itens que você acha que podem ser úteis um dia ou com que você não quer lidar agora.

Se existe algo que pode ser feito em relação ao item, e essa ação leva menos de 2 minutos, execute agora, assim você vai ter menos coisas para cuidar depois. Se a ação leva mais tempo você delega a tarefa (quando outra pessoa é mais indicada para executá-la) e mantém uma lista de tarefas delegadas, para poder acompanhar seu andamento, ou adiciona a tarefa a sua agenda (quando a tarefa deve ser executada em uma data específica) ou adiciona a sua lista de próximas ações a tomar. Essas 3 últimas listas são suas armas principais para saber quais as próximas tarefas que você deveria executar.

Como organizar essas listas, lidar com projetos, fazer revisões frequentes e outros truques compõem o resto do livro de David Allen. O método GTD completo exige bastante disciplina para ser aplicado, mas mesmo que você não queira ou precise aplicar um método para aumentar sua produtividade, existem lições que todos podemos aplicar facilmente em nossas vidas:

• Centralizar as tarefas e compromissos em poucos lugares (listas ou software) que devem ser checados e alimentados com frequência
• Se uma tarefa pode ser terminada rapidamente, termine-a de uma vez. Não deixe as pequenas tarefas se acumularem e se transformarem em uma bola de neve
• Revise sua lista de coisas a fazer com alguma frequência e jogue fora o que não precisa mais

Muitos podem achar que a maioria disso tudo é óbvio e que qualquer pessoa com algum bom senso poderia ter escrito uma boa parte desse livro. Mas mesmo que esse clássico da produtividade pessoal tenha sido escrito há mais de 10 anos, ainda vemos por todos os lados pessoas trabalhando das formas menos produtivas que se possa imaginar.

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