Divisão de tarefas na empresa sem enrolação

Você não pode fazer tudo sozinho. Você não deve querer fazer tudo sozinho. Mas distribuir tarefas entre os colaboradores de sua empresa também é uma tarefa difícil de se fazer sozinho, e que se não for bem feita pode afetar sua produtividade ou deixar sua equipe insatisfeita. Aqui nós mostramos que você não precisa bancar o ditador, nem sortear as tarefas a serem realizadas e ainda contar com a ajuda de seus colegas para isso.

Este método segue dois principios básicos: praticidade e colaboração, e é baseado em métodos utilizados na área de desenvolvimento de software, onde são conhecidos como métodos ágeis.

Agende uma reunião com sua equipe e avise que a reunião vai ser rápida, porque obviamente você prefere que as pessoas invistam o tempo executando as tarefas necessárias ao invés de presas em mais uma reunião. Com sua equipe, faça uma lista das tarefas que precisam ser realizadas. Faça cartões de papel ou post-its com os nomes das tarefas, para todos terem uma noção do volume de coisas a fazer e visualizar tudo. Não perca tempo agora tentando detalhar as tarefas, vocês só querem saber o que precisa ser feito.

Quando você achar que a lista de tarefas tem um tamanho razoável, está na hora de distribuí-las. A distribuição funciona assim: deixa que os membros da equipe escolham o que fazer, escrevendo seus nomes no cartão da tarefa. Se as pessoas não se sentirem confortáveis, comece você escolhendo algumas tarefas para você. Depois provavelmente as pessoas vão escolher fazer o que as deixa mais confortáveis, como por exemplo as pessoas que entendem de design vão escolher a tarefa de criar um logotipo e as pessoas que entendem de finanças vão querer montar uma planilha de planejamento de orçamento.

As últimas tarefas podem ser distribuídas para as pessoas que colocaram seus nomes em menos cartões. A distribuição dessa forma, sendo visualizada por todos da equipe, permite que ela seja feita de forma equilibrada, permitindo redistribuir o trabalho de quem estiver sobrecarregado e constrangendo que estiver querendo trabalhar pouco sem ninguém notar.

Faça reuniões como essa com uma frequência semanal ou diária sempre tentando manter todos focados no que deve ser feito e quem vai executar, deixando o detalhamento e resolução de problemas para depois. Essa reunião deve ter um tempo curto para que as pessoas não comecem a dispersar o foco.

Depois você pode utiizar algum sistema para se manter atualizado sobre o andamento da empresa, anotando em papel ou usando um software para delegar e acompanhar tarefas.

*Photo by Nils Riedemann *