Aumentando a Produtividade das Reuniões

Reuniões são notórias por reduzir a produtividade nas empresas. Quer algo melhor que reunir 12 de seus melhores funcionários, tomar 1 hora deles, quebrar suas agendas e só aproveitar 10 minutos para assuntos produtivos?

Ainda melhor são as reuniões recorrentes, aquela reuniões de planejamento toda segunda-feira à tarde, ou a reunião de vendas de quarta-feira… Não basta perder o tempo uma vez, perde-se já de forma programada.

E as reuniões para se preparar para outra reunião? Peter Drucker deve se remoer no túmulo toda vez que isto acontece.

Se você já está se identificando agora, qual a chance de as salas de reuniões de sua empresa estarem sempre cheias e você só conseguir agendar algo para o meio da Copa de 2014?

Algumas medidas simples podem melhorar a vida na sua empresa:

1 - Definir claramente o objetivo da reunião

Ao invés de somente mandar um convite no Outlook com “Reunião Financeiro”, definir o problema a ser resolvido, como “Reunião para definir se optamos por lucro real ou lucro presumido”.

2- Convidar somente as pessoas necessárias

Você já viu o campo “opcional” em uma reunião? Se a pessoa é opcional, quer dizer que nem precisa ser convidada. Deixe-a tranquila, trabalhando feliz, ou mesmo acompanhando o jogo da seleção via internet.

Só chame quem for realmente necessário.

Não tem porque chamar o Paulinho do RH para definir se a empresa operará no Lucro Real ou no Lucro Presumido.

3 - Definir o que cada um precisa trazer à reunião

Se é uma discussão de lucro real e lucro presumido, não adianta nada a reunião existir caso alguém não tenha levantado o faturamento anual, categorizado e simulado o impacto nos impostos.

O mesmo vale para uma reunião de vendas em que os vendedores não prepararam as oportunidades em aberto.

Uma boa forma é explicitar quem deve levar o quê e não levar a reunião adiante se a pessoa não trouxer.

4 - Reduzir o tempo das reuniões

Infelizmente, os principais programas de gerenciamento de tempo consideram que um evento padrão leva 1 hora.

Uma reunião bem organizada pode ser feita em muito menos tempo. No nosso exemplo, se os dados já estiverem na mão, a decisão é simples: a alternativa A é mais vantajosa que a B e não complica muito os processos internos. Vamos adotá-la.

É algo para se resolver em não mais que 30 minutos.

Aliás, uma ótima sugestão é assumir que as reuniões levarão 30 minutos e não 1 hora e definir isto como o padrão da empresa.

5 - Seja pontual

Se as reuniões serão mais curtas, um atraso de 5 ou 10 minutos pode complicar muito. Respeite o tempo dos outros e faça com que respeitem o seu tempo.

Caso todos sejam pontuais, sofrerão muito menos com as reuniões.

Se alguém se atrasar - lembre-se estamos no Brasil - inicie a reunião sem o participante. Mesmo que este seja seu chefe.

6 - Não faça reuniões desnecessárias

Vamos imaginar o caso do Lucro Real x Presumido. Com tudo calculado e comparado, não há necessidade de uma reunião, o responsável poderia tomar uma decisão sem perder o tempo das outras pessoas e apenas comunicar quem precisasse saber.

A melhor coisa de organizar o material antes da reunião é que ela pode deixar de existir!

7 - Mas eu preciso falar com a pessoa!!

Se você precisa falar com alguém no escritório, que tal levantar e ir até a mesa da pessoa? Simples assim. Sem complicações, sem burocracia.

Seu ambiente é muito formal? Melhor repensá-lo, você está perdendo produtividade (e dinheiro) com isto.

8 - Mas e nossa reunião semanal?

Muitas das reuniões semanais só existem para acompanhar algo. Reuniões de vendas querem saber como anda o funil, quais as chances de fechamento e o que esperar - ou como melhorar.

No geral, podem ser resolvidas com bons sistemas.

Caso você use o Arivo CRM (ou alguns de nossos queridos concorrentes) de forma adequada, é mais fácil entrar e ver as oportunidades abertas com a chance de fechamento.

Seu chefe ficará feliz e a reunião de sexta-feira às 7:30 da manhã deixará de existir. Chefes não gostam de reuniões cedo também.

Procure ferramentas que te auxiliem a reduzir o número de reuniões, liberando tempo da equipe, fazendo todos mais felizes e com tempo para produzir.

Por fim, o Arivo CRM não só te ajuda com as reuniões de vendas, mas com o acompanhamento de tarefas delegadas e em entender o que já foi feito em cada conta, economizando algumas dezenas de reuniões por ano.