Como melhorar sua previsão de vendas

Uma das atividades mais difíceis na gestão de vendas é prever corretamente o quanto será vendido em um intervalo de tempo, que geralmente é o trimestre. O diretor comercial é pressionado a acertar, pressiona seus gerentes que por sua vez pressionam os vendedores. E a previsibilidade não melhora. Na verdade, muitas vezes os vendedores param de colocar os dados nos sistemas para não serem cobrados. Após diversos projetos para melhoria do “forecast” (a previsão de vendas), hora de chamar os consultores. Sem surpresa alguma, meses de consultoria depois, as previsões continuam erradas… E com previsões falhando, é a vez do diretor financeiro reclamar que não tem como fazer um orçamento sem saber o quanto venderá - o que não deixa de verdade.

Mas como melhorar a previsão de vendas se não dá para prever o futuro?

O primeiro fator é entender seu ciclo de vendas. Quanto tempo leva para uma venda ocorrer de ponta a ponta? Quais as etapas? Quanto maior o ciclo, maiores as incertezas neste período - há mudanças políticas, econômicas, de interlocutores, enfim, quanto mais longo, mais arriscado. Se seu negócio é vender plataformas de petróleo, caças ou trens, já esteja preparado para não acertar o trimestre no começo da oportunidade. Só coloque uma data firme após a assinatura de todos os contratos e a autorização para faturamento. Sim, pois só o contrato não basta em indústrias com muito lobby, movimentando bilhões e com tantos concorrentes poderosos. Se suas vendas são para empresas pequenas, provavelmente você terá um ciclo menor do que em vendas para as grandes - já que a aprovação é mais simples.

Após entender seu ciclo de vendas, o ideal é analisar a oportunidade e seus fatores de risco. Uma pergunta simples pode responder muita coisa: esta empresa já é cliente? É muito mais difícil fechar um projeto grande em uma empresa que nunca comprou de você que em uma empresa que compra regularmente há 10 anos. Não apenas pelo relacionamento, mas por existirem variáveis pelas quais você ainda não passou e não conhece plenamente, como o departamento de compras, o jurídico, um longo processo de aquisição e/ou qualificação de fornecedores. Enfim, é mais fácil vender para quem já compra de você.

O tamanho da oportunidade é algo a ser considerado também. Quanto maior a oportunidade, maior será a concorrência e menores as chances - com exceção de clientes que já compram neste volume regularmente de sua empresa.

Mas e o vendedor?

Bom, após entender seu ciclo de vendas e analisar bem as oportunidades, você chegará ao último fator, o vendedor. Alguns vendedores são melhores em prever as vendas que outros. Notoriamente os mais acertivos tendem a ser o que estão há mais tempo na empresa, entendendo bem tanto o ciclo quanto sua própria carteira.

Mas é bom tomar cuidado com vendedores que sempre acertam e que nunca acertam.

Um vendedor que só lança no sistema oportunidade fechadas terá não somente 100% de acertividade, como ainda terá o melhor aproveitamento da equipe.

Um vendedor que busca somente novos clientes (hunter), terá chances bem menores de acertar a data de fechamento se fizer o que todos os gestores esperam e registrar a oportunidade assim que ela surge.

Com estas variáveis em mãos o ideal é começar a usar um sistema para entender quais as chances reais de fechamento a cada estágio do seu ciclo de vendas e de acordo com o cliente (novo ou antigo ou qualquer outra classificação). Com isto, você chegará ao mundo ideal de entender com alguma precisão quando fechará, quanto venderá e quando as coisas não estão bem.

Acertar as previsões é um processo longo, podendo levar anos até que a base de clientes seja grande o suficiente para diluir um projeto específico e para que você tenha números o suficiente para entender seu ciclo real.

E não esqueça, os mercados sempre mudam e errar uma previsão não deve ser motivo de desespero, afinal não controlamos variáveis como crescimento da economia e câmbio. A previsão é um instrumento para ajudar, mas não deve ser algo imutável, como alguns consultores de vendas defendem.