CRM para pequenas empresas

Você tem uma pequena ou micro empresa e já ouviu falar de CRM (Customer Relationship Management - em português, Gestão de Relacionamento com Clientes), e sempre quis entender melhor se este tipo de solução pode te ajudar a melhorar sua empresa. Mas todos os materiais sobre softwares de CRM que caem em suas mãos parecem não ter sido escritos para seu tipo de empresa.

Você não consegue descobrir exatamente o que o software faz. Todo o texto de venda do sistema parece ter sido escrito por um gerador de enrolação, cuspindo vários siglas e clichês (“somos o líder do mercado”), que talvez façam muito sentido para uma empresa maior, mas você só queria saber se ele vai te ajudar. No fim, você acaba esquecendo disso, sem esclarecer se é algo que acrescentaria algo ao seu negócio.

Nós preferimos ser mais diretos, para que você possa decidir sozinho se é uma solução adequada para seu negócio. Por isso nas próximas linhas vou tentar responder da forma mais direta, em toda a internet, o que é um CRM para pequena empresa e o que uma pequena empresa deve procurar em um sistema de CRM.

O que um CRM pode fazer para sua pequena empresa?

Registrar as interações com seus clientes - interações são as conversas, pedidos, reclamações, que podem ter ocorrido pessoalmente, por e-mail, carta ou sinal de fumaça, que tenham vindo do cliente para sua empresa. Em algumas empresas, nem sempre é a mesma pessoa que atende cada cliente, por isso é importante centralizar esse tipo de informação. Além disso, não é uma boa ideia confiar 100% em nossa memória ou em post-its colados em nossos monitores para nos lembrar de tudo. O sistema deve ser capaz de permitir que você armazene e depois tenha acesso à informações das interações mais importantes. Na próxima vez que você for atender esse cliente você tem já organizadas várias informações relacionadas a ele.

Quais são as oportunidades de negócio atuais - a maioria dos CRMs possui algo chamado oportunidade (que em alguns casos é chamado de negócio, ou projeto, ou ainda pode ter outros nomes). A oportunidade normalmente é utilizada no processo de prospecção e venda, e é como você vai registrar alguma possível venda que você está tentando fechar com um possível (ou já fiel) cliente. Alguém entrou em contato querendo uma visita para saber mais sobre seus serviços? Isso é uma oportunidade, que deve ser relacionada a esse possível cliente para que isso fique no histórico dele no sistema. Com um sistema de oportunidades você consegue ter uma ideia de que negócios podem ser fechados em breve, e em quais você deveria dar mais prioridade. Oportunidades não foram feitas para isso, mas em alguns casos poderiam também ser usadas para registrar atendimentos a clientes.

Saber qual a próxima tarefa que você precisa executar - se você tem clientes, você tem tarefas para executar. É melhor que o sistema possa te lembrar de quais tarefas você precisa executar para cada cliente (ou oportunidade), para que você não esqueça de fazer algo. Ficou de mandar uma proposta em 7 dias? O sistema deve permitir que você registre uma tarefa com prazo para 7 dias, para que você envie essa proposta e não perca essa venda.

O que um CRM feito para empresas grandes tem que você não precisa?

Complexidade e entrada de muitos dados - CRMs para empresas grandes vêm com um monte de funcionalidades. Um monte de funcionalidades que você não vai usar. E para usar tudo que você está pagando você precisa alimentar muitos dados no sistema, o que significa menos tempo que sua pequena empresa poderia estar produzindo algo de útil para seus clientes e mais tempo digitando. Um sistema de CRM para seu tamanho precisa ser simples, que te ajude a se organizar sem te atrapalhar com um monte de coisas na tela que você nem sabe o que são.

Processos de vendas - Alguns CRMs permitem que você modele um fluxo de venda, defina cada etapa de um processo, para que equipes responsáveis por cada etapa possam tomar alguma ação e passar a bola para a equipe que cuida da próxima etapa, como numa “linha de produção” de vendas. Mas se você é uma empresa pequena, provavelmente não deve usar (e nem desejar usar) um processo mais estruturado para as vendas e atendimento com equipes de suporte. Suas interações com o cliente devem ser mais diretas, olho no olho, conversando, entendendo e resolvendo os problemas de seus clientes. Como as melhores empresas já faziam antes de inventarem processos mais complicados de vendas. E como um cliente espera que aconteça de uma empresa pequena, de forma mais humana.

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