Receita de produtividade: a técnica Pomodoro

Os maiores inimigos de nossa produtividade normalmente somos nós mesmos, quando não conseguimos nos concentrar no trabalho, ou nossos colegas ou clientes, que aparecem para falar conosco bem no momento em que estamos conseguindo nos concentrar. Para combater esse problema, na década de 80, Francesco Cirillo criou uma técnica muito simples de produtividade chamada de técnica Pomodoro.

O nome da técnica vem do fato da principal ferramenta usada nesta técnica ser um timer de cozinha, e o autor da técnica ter utilizado um timer que tem o formato de um tomate (pomodoro em italiano). Veja abaixo a receita para que você também possa começar a utilizar essa técnica.

Receita básica de Pomodoro

Se você tem tarefas a cumprir e quer testar a técnica Pomodoro, arrume um timer, que pode ser um desses de cozinha, e não precisa ser no formato de um tomate, ou baixe algum aplicativo de celular de timer ou específicos para serem usados com Pomodoro. E siga a receita abaixo.

• Ajuste o timer para 25 minutos. Dentro desse período de tempo, toda sua atenção deve estar voltada para a realização dessa tarefa, finja que você não precisa checar os e-mails, não precisa abrir o Facebook e nem atender telefonemas. Se você se lembrar de algo que precisa fazer depois, anote e volte sua atenção para a tarefa. Se alguém te interromper e você não puder continuar, você precisa começar de novo. Passados os 25 minutos, quando o timer soar o alarme, você para de fazer o que está fazendo, mesmo que ainda não tenha terminado a tarefa. Você acabou de completar um ciclo de trabalho, que chamamos de um Pomodoro.

• Ao fim de cada Pomodoro, descanse por uns 5 minutos. Vá tomar uma água, um café, fazer polichinelos, mas não fale ou pense sobre o trabalho que está fazendo. Qualquer coisa para descansar a mente um pouco, para que depois você volte recarregado para o próximo Pomodoro.

• A cada 4 Pomodoros, faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Esse é o ciclo básico da técnica, que como vocês podem ver, é extremamente simples. Simples, mas exige bastante disciplina pois temos a tendência a querer trabalhar um pouco mais que os 25 minutos quando achamos que a tarefa está quase sendo finalizada, ou fazemos pausas mais demoradas que a recomendada e perdemos o ritmo. Sem falar na dificuldade de não se distrair no meio de um Pomodoro.

Pomodoro Gourmet: alcançando níveis avançados da técnica

Se você gostou da técnica e quer utilizá-la em um dia de trabalho, é interessante começar o dia separando uma lista de tarefas priorizadas. Nessa lista, que pode ser um pedaço de papel, você irá fazer uma marca, um ‘X’, sempre que for realizado um Pomodoro dessa tarefa, e vai riscar a tarefa quando terminada.

O criador da técnica ainda sugere 6 objetivos que você pode a=tentar atingir para se tornar um mestre na arte do Pomodoro:

• 1 - Descobrir quanto esforço uma atividade tomou: se você estiver marcando na lista de tarefas um “X” a cada Pomodoro, no final do dia você saberá quanto dessa unidade de tempo foi utilizada para cada tarefa.

• 2 - Cortar as interrupções: tente se aprimorar em estratégias para não deixar que interrupções que nada tem a ver com a tarefa atual te atrapalhem. Entre elas estão interrupções que vem de nós mesmos, como quando nos lembramos de algo ou nos distraimos, e as interrupções externas que são geradas por outras pessoas, como alguém te pedindo uma ajuda, ou o telefone tocando.

• 3 - Estimar o esforço para executar uma tarefa: tente estimar quantos Pomodoros cada tarefa vai tomar, no começo do dia. Ao final do dia verifique se suas estimativas estavam certas e vá aprendendo a se calibrar. Essa habilidade poderá ser muito útil na hora de planejar projetos.

• 4 - Use um tempo no começo e no fim do Pomodoro para revisar o que você aprendeu com a tarefa e com o Pomodoro atual até agora. Isso pode ajudá-lo a melhorar seu trabalho no futuro.

• 5 - Utilizar um cronograma: com o tempo, com a capacidade de estimar a duração de tarefas, você vai ser capaz de planejar os horários para executar as tarefas.

• 6 - O sexto objetivo fica por sua conta e deve ser algo que você pessoalmente quer alcançar com a técnica, que pode ser aumentar mais sua produtividade, ou melhorar a qualidade de seu trabalho.

Para mais informações sobre a técnica Pomodoro, visite o site oficial em inglês.

Obs.: Este artigo levou 3 Pomodoros para ser escrito.