Permissões de usuário no CRM
Para muitas empresas, ter algum mecanismo para controlar os dados que um usuário pode acessar é muito importante. Pode ser um dos motivos para a empresa procurar e implementar uma solução de software, já que é impossível ter muito controle se você ainda utiliza planilhas de Excel para isso.
Após receber diversos pedidos, nós resolvemos melhorar o sistema de permissões do Arivo CRM. Mas antes de implementá-lo nós estudamos como outras soluções lidavam com permissões, apenas para descobrir que a maioria delas faz isso de forma muito mais complexa do que deveriam. Entendemos o que odiamos nos outros para tentar construir algo que consideramos melhor.
Como os outros fazem
Algo que nos ajudou a criar o novo sistema de permissões foi pensar nos aspectos que nós odiamos na forma como outras soluções de software fazem isso e tentar fazer o oposto. E normalmente outros sistemas, e principalmente outras soluções de CRM, criam mecanismos de permissão muito complicados para o usuário, e isso vai contra a filosofia de manter o Arivo CRM simples e fácil de aprender.
O que menos gostamos em outras soluções: eles lavam as mãos e deixam a responsabilidade de algo tão importante quanto permissões para todos os usuários, mesmo os que não são gestores. Eles pedem a cada contato, oportunidade ou outro objeto que o usuário informe quais as permissões para aquilo. Mas quando sua empresa tem uma política sobre quem pode ter acesso a quais dados, isso se torna um processo repetitivo e sujeito a erros (“droga, esqueci de preencher este campo de permissões”).
Além disso, a maioria dos usuários de CRM que trabalham em equipe são representantes de vendas, equipe comercial interna ou outras funções de apoio. Eles deveriam estar se preocupando em atender bem os clientes e fechar mais negócios, não com a visibilidade de seus dados no sistema. Isso deveria ser uma preocupação do sistema e dos gestores, e mesmo estes não deveriam ter tanto trabalho para lidar com permissões, porque precisam estar focados em gerenciar a equipe.
Como nós fizemos
O principal motivo para se utilizar um CRM não é porque a pessoa adora lidar com permissões (provavelmente isso é verdade para todos os softwares). Permissões são uma das coisas chatas que vem com a adoção de um sistema. E por isso nós decidimos que isso deveria ser o menos doloroso, menos trabalhoso, mais simples possível.
Também é importante que a forma como o software cuida de permissões esteja alinhado com a forma como os usuários trabalham. Como já mecionamos, muitos sistemas não levam isso em consideração. Tentamos construir um sistema que funcionaria tanto para o caso em que os usuários podem compartilhar tudo entre si e trabalhar juntos como uma equipe quanto para as empresas que têm uma política mais rígida, em que cada vendedor não pode acessar os dados dos outros vendedores. Tudo isso sem atrapalhar o trabalho desses profissionais.
Levando isso em consideração, o novo sistema de permissões consiste em permitir que os administradores do grupo selecionem um desses 3 níveis de permissão:
Aberto: Todos os usuários e administradores de seu grupo têm acesso a todos os contatos e oportunidades. Esta é a forma como o Arivo CRM funcionava antes e é ideal para equipes que trabalham com alto grau de colaboração.
Médio: Usuários podem acessar contatos de outros usuários mas só podem acessar suas próprias oportunidades. Administradores podem acessar todos os dados. Ideal para empresas que precisam controlar o acesso a dados sobre vendas e propostas entre vendedores.
Fechado: Usuários só podem acessar seus próprios contatos e oportunidades. Administradores podem acessar todos os dados. Ideal para empresas em que não há colaboração entre os membros da equipe e é necessário maior controle do acesso aos dados.
Aí está. Simples, configurável com 1 clique, fácil de entender mas levando em consideração a forma como as pessoas trabalham. É claro que ele pode melhorar e estamos abertos à sugestões e críticas, por favor nos envie seu feedback através de nossos canais de contato.
