O truque para perder menos tempo com reuniões

"Reunião"

Reuniões são necessárias mas geram muito desperdício de tempo de todos os participantes. Não só o tempo que a reunião toma, mas pelo fato de que você precisa reservar um horário do seu dia para essa atividade e qualquer atividade que exija um pouco mais de foco vai ter o ritmo quebrado por esse compromisso.

Entender a dinâmica da próxima reunião ajudaria a saber o que os participantes precisam fazer antes dela acontecer e o que precisa ser evitado durante sua duração para evitar perda de tempo e energia. Uma forma de facilitar isso é classificando a reunião em um dos tipos básicos: seminário, reunião de discussão, sessão de brainstorm, acerto de ponteiros e trabalho em equipe.

Claro que esta não é uma lista exaustiva, apenas os tipos mais comuns no dia a dia de uma empresa. Só de parar para pensar qual o tipo de reunião que você precisa e suas características básicas já vai ajudá-lo a se organizar melhor.

Seminário

Seminário é uma apresentação de um assunto, com formato similar a uma aula. Você pode por exemplo convocar uma reunião deste tipo para demonstrar seu produto a um cliente ou para explicar para sua equipe como funciona o mercado da China.

Este provavelmente é o tipo de reunião em que o tempo é mais fácil de se controlar, bastando que a pessoa encarregada da exposição do tema se prepare e tenha bem calculado o tempo necessário. Lembre-se de deixar um tempo para tirar dúvidas e planejar próximos passos.

Reunião de discussão

Você tem um problema para resolver e gostaria que as pessoas que podem te ajudar com a solução se juntassem com você por algumas horas.

Para economizar o tempo de todos os envolvidos, você deve adiantar todas as informações sobre o problema para que a reunião possa se focar apenas em discutir soluções e não explicando para todos do que se trata o problema. É provável que só de fazer essa lição de casa alguém já tenha uma solução e a reunião nem precise acontecer.

Caso o problema seja muito complicado, considere realizar uma reunião do tipo seminário. Nesse caso, se você souber que alguns dos participantes que convidou já conhecem bem o problema e vão ter seu tempo desperdiçado por esse tempo de aula, considere fazer um reunião no formato de seminário só para quem precisa e uma de discussão com todos posteriormente.

É precisa tomar cuidado com informações que são necessárias a decisão mas não vem do organizador da reunião. Idealmente essas informações também devem fazer parte dessas informações passadas aos participantes antes da discussão. O que você mais quer evitar é um gestor tomando uma decisão com informações incompletas e tendo que reverter isso mais tarde por causa disso, gerando mais reuniões e pior, retrabalho e prejuízo.

Sessão de brainstorm

Sessão de brainstorm é uma reunião em que os participantes se reunem com o objetivo de ter uma ideia, com a regra de não haver críticas e falar o que vem a cabeça, para deixar a criatividade fluir.

Já discutimos que brainstorm não é um tipo de reunião muito eficiente, mas caso você precise fazer, é importante estabelecer o tempo de duração e terminar a sessão no tempo estabelecido. Se reunir para ter ideias é uma atividade que pode não ter fim, ainda mais quando não se encontra uma que seja perfeita.

Muitas vezes, horas depois de uma sessão de brainstorm, durante o seu banho, você pode acabar tendo uma ideia muito melhor. Você deve reconhecer essa situação. Ficar se forçando e forçando sua equipe a ter uma boa ideia nem sempre funciona e uma cabeça mais descansada que nem estava ativamente pensando nisso pode dar resultados muit melhores.

Outra forma de evitar desperdício é encerrar uma sessão quando se nota que ninguém mais está tendo ideias.

Acerto de ponteiros

Reuniões para que todos trabalhando em um projeto saibam como está seu andamento. Mantenha este tipo de reunião com a duração mais curta possível, porque é o tipo de evento que vai acontecer com muita frequência durante o projeto e é melhor que todos invistam mais tempo trabalhando.

Peça para que cada membro da equipe informe no que está trabalhando, quais obstáculos estão atrapalhando e quais vão ser seus próximos passos. Mas de forma concisa, sem detalhar. Se você é o gestor, peça pelos detalhes individualmente depois, quando tiver tempo para dar mais atenção. Um grande desperdício de tempo pode ser gerado quando um dos membros da equipe explica por muito tempo sobre os problemas que está tendo em sua parte do projeto e outros membros precisam ouvir sobre algo em que não tem como ajudar e não tem relação direta com o que precisam fazer.

Trabalho em equipe

Se você trabalha junto de outras pessoas quase todos os dias, isso não é considerado uma reunião. Uma reunião para trabalho em equipe seria quando você precisa reservar o tempo de algumas pessoas com que não trabalha sempre, normalmente quando tem algum conhecimento técnico necessário para apenas algumas das tarefas de sua equipe.

Para otimizar esse tempo, é bom começar com um briefing, ou se possível, passar as informações que esses membros temporários vão precisar. Caso o trabalho deles defina quanto tempo as sessões de trabalho vão levar, peça para que estimem esse tempo. Caso contrário, você precisa estimar o tempo. É importante para que todos possam se planejar melhor e ter uma noção durante o andamento se vocês estão progredindo.

Conclusão

A regra geral mais importante é respeitar o tempo dos outros. As outras pessoas podem não ter as mesmas prioridades que você, mesmo se estiverem trabalhando no mesmo projeto. Entender o tipo de reunião que você precisa convcar vai ajudá-lo a planejar melhor suas tarefas que antecedem a reunião e como conduzí-las sem que seus colegas fiquem olhando para as paredes e pensando “o que estou fazendo aqui?”

Photo by Highways Agency

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