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Pare de abusar do Excel em sua empresa

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"Trabalhando com Excel"

Trabalhar com planilhas se tornou sinônimo de trabalhar em escritório. Mesmo que você não as use todo dia, basta olhar para os monitores de seus colegas que você vai encontrar alguém com o Excel aberto, em uma planilha cheia de dados e cores. É como os gerentes tem certeza que as pessoas estão trabalhando, quando a luz da tela emite esse padrão cheio de quadradinhos, com eventuais cores berrantes para enfatizar informações supostamente importantes.

O Excel não é exatamente o que as pessoas considerariam um software intuitivo e muitas precisam de treinamento para aprender a usá-lo. E por ser tão exigido em vagas de emprego, as pessoas fazem esses treinamentos. Isso criou uma base de usuários gigante para esse e outros produtos da Microsoft, o que dá sempre a impressão de que todo mundo que você conhece sabe usar essa ferramenta. De acordo com a própria Microsoft, existem hoje mais de 1,2 bilhões de usuários do Microsoft Office, ou seja, 1 a cada 7 pessoas do mundo usam Office.

É claro que isso tudo se deve pelo fato de planilhas eletrônicas serem ferrramentas muito úteis. Imagine a rotina de alguém que precisava fazer cálculos que envolviam muitos números, antes da popularização dos computadores. Imagine que em uma sexta feira à tarde, quase no fim do expediente, ela nota que um dos números está errado e os cálculos precisam ser refeitos. Antes das planilhas, isso seria motivo para bater a cabeça de tanta raiva na parede.

Com o tempo, outras funcionalidades mais avançadas foram adicionadas ao software, como a possibilidade de criar gráficos, tabelas dinâmicas e até escrever programas para automatizar o uso da planilha. Porém a maioria das pessoas parece usar a ferramenta mais como uma forma fácil de guardar dados tabulados, em linhas e colunas.

Por ser tão onipresente, principalmente em ambientes corporativos, o Excel se tornou a solução padrão para qualquer processo na empresa em que é necessário lidar com dados. Afinal, todo mundo já sabe usar a ferramenta, então abrir o Excel é o primeiro impulso natural quando é necessário fazer algo com linhas e colunas. Porém essa solução nem sempre é a mais adequada e mesmo assim a empresa passa anos com todos adicionando dados a esses arquivos.

Por mais útil que seja, o Excel tem características e problemas que, dependendo da forma como está sendo usado, podem causar desde ineficiências nos processos de sua equipe até prejuízos por perda de dados. Alguns desses problemas você só vai encontrar em ambientes muito específicos, como instituições financeiras ou empresas de engenharia, onde erros em funções estatísticas ou de arredondamento de números muito grandes ou muito pequenos podem se acumular e causar algum prejuízo. Outros, como acabar criando um arquivo monstro com tantos dados que tornam o computador lento como uma carroça, a ponto dele não conseguir trabalhar direito, podem acontecer com qualquer um.

Para planilhas que são usadas para calcular algo baseado em muitos dados, o maior problema é saber se seus cálculos estão certos depois de muito tempo usando a mesma planilha. A fórmula do que precisa ser calculado pode mudar, você pode precisar de novas colunas na planilha, você pode precisar de outros cálculos na mesma planilha. Nessas atualizações, alguém pode mexer em alguma célula que não devia, alguma fórmula pode ser quebrada, e o pior é que não é uma operação comum conferir se tudo que está sendo calculado está certo. Simplesmente planilhas não facilitam o trabalho de conferir se o que está sendo computado está correto, pois esse trabalho seria tão pesado quanto conferir um a um cada célula da planilha. Se um cálculo errado pode causar prejuízo a seu negócio, é hora de pensar em substituir por um sistema só para fazer isso, feito por programadores que devem cuidar também de gerar testes sempre que algum cálculo precise ser atualizado.

Planilhas com dados que precisam ser compartilhados por várias pessoas também podem gerar muitos problemas. Em versões anteriores do Office, um arquivo só podia ser editado por uma pessoa por vez. Isso gerava um processo de trabalho muito truncado, com pessoas gritando para outras que precisavam usar o arquivo, pedindo para que o colega o fechasse. Ou o arquivo que tinha os dados oficiais precisava ser passado para o próximo que vai precisar trabalhar com ele, o que acabava gerando o problema de saber se aquela versão era a última, se aquele arquivo com nome de “cópia” não era na verdade o mais atualizado, e nessa bagunça sua empresa pode perder algum dado importante.

Versões mais novas possuem um recurso para compartilhar os arquivos e permitir que várias pessoas possam editá-lo ao mesmo tempo, o que é uma grande melhoria. Porém, a forma como esse recurso funciona o torna útil apenas a algumas formas específicas de trabalho colaborativo. Quando existem mudanças que feitas sobre os mesmos dados, o último usuário fica responsável por escolher qual versão dos dados deve ser mantida. Isso pode ser impossível de se fazer em um arquivo em que os dois estavam mexendo ao mesmo tempo, sem que todos os participantes se conversem por alguma outra forma de comunicação. Se você tem muitos usuários acessando esses dados, pode ser bem mais vantajoso e mais eficiente usar um sistema com um banco de dados armazenando os dados e mantendo a integridade desses dados, com regras de negócios bem definidas no sistema, ao invés de deixar isso a critério de cada usuário.

Planilhas que passam de mão em mão tem outros problemas causados por compatibilidade. Se você vai usar algum recurso mais novo, precisa saber se seu colega que vai receber o arquivo tem a versão mais atualizada do software, ou talvez ele nem consiga abrir o arquivo direito. Colunas com datas e números podem gerar problemas por terem formatos diferentes dependendo da configuração do computador em que você trabalha. Você pode estar gravando o valor R$ 1.000 de uma venda e a planilha achar que é o valor 1, por usar pontos como separadores decimais, ou interpretar a data “01/10/2015” que você colou como data de entrega como se fosse dia 10 de janeiro de 2015, por estar em formato americano. Imagine a confusão que isso causaria.

O que quero que você tire disso tudo não é que se torne alérgico ao Excel, pois realmente é uma ferramenta muito útil. Mas pense se não existe ua solução mais adequada, que vai te dar mais retorno, tanto em melhoria de eficiência quanto em diminuir a possibilidade de erros e perdas de dados. Pense no investimento de desenvolver um sistema personalizado a sua necessidade ou em contratar alguma solução já pronta (coincidentemente nós oferecemos uma solução para gerenciamento de vendas e dados de clientes).

Photo by Rayi Christian Wicaksono

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