E-mail e produtividade não precisam ser inimigos

A internet mudou nossa forma de trabalhar. Hoje muitas pessoas se queixam de perder muito tempo de seus dias enviando e recebendo e-mails, até o ponto em que algumas desistem de olhar tudo que chega em sua caixa de entrada.

Antes que inventem o cargo de Analista de Correio Eletrônico, você pode, com alguma disciplina, dar conta da enxurrada de e-mails que chegam em sua caixa de entrada, utilizando algumas ferramentas e dicas de produtividade.

O que seu cliente de e-mail precisa ter

Para ter produtividade precisamos de ferramentas que nos ajudem a resolver os problemas mais básicos. Para o caso de e-mails, o básico que seu software precisa ter:

• Filtro anti-spam: as 2 grandes certeza sobre a internet é que você vai receber muito lixo eletrônico e você precisa de um filtro anti-spam para lidar com isto.

• Busca: deve ser muito fácil encontrar qualquer coisa que você tenha recebido ou enviado.

• Pastas: não é um item obrigatório, mas muito útil.

Recomendamos o Gmail, que tem todas as características acima, principalmente um filtro anti-spam muito bom. Mas o importante é que você se sinta confortável com o cliente que vai usar todos os dias.

Inbox zero: não deixe sua caixa de entrada acumular

A inbox zero é uma metodologia para processar e-mails criada por Merlin Mann baseada no método Getting Things Done. O objetivo da inbox zero é que você zere sua caixa de entrada, ou seja, que você processe todos os e-mails que chegaram para você e aquele marcador de e-mails novos no seu cliente de e-mails fique zerado.

Mas processar não significa ler, responder e resolver todos as mensagens que estão em sua caixa de entrada. Como no método GTD, processar é um passo necessário para organizar o que está chegando para que você tome as ações necessárias. É um pouco mais que apenas ver se há mensagens novas, mas não necessariamente você vai resolver tudo que está ali imediatamente. Seu compromisso é reservar algum tempo só para processar seus e-mails e só parar quando sua caixa de entrada estiver zerada.

Para processar sua caixa de entrada você deve tomar uma das seguintes ações para cada e-mail:

• Apagar: aqueles PPTs com mensagens edificantes que sua tia mandou, ou o videozinho de pornografia que seu colega distribui para todo mundo são os itens mais óbvios de se deletar. Coisas que talvez você precise depois, você pode arquivar em uma pasta só para esse tipo de coisas. Se for um e-mail que você recebe com certa frequência mas nunca abre (como compras coletivas) pense se não vale a pena pedir para retirar seu nome da lista.

• Delegar: o e-mail pede por algo que outra pessoa deveria fazer? Delegue a tarefa e marque de alguma forma que você precisa acompanhar se a tarefa foi executada. Pode ser em um papel, uma agenda ou um sistema como o Arivo CRM.

• Responder: se você consegue responder o e-mail rapidamente, em poucos minutos, responda imediatamente. Um item a menos em sua caixa de entrada. Se a resposta exigir mais tempo para ser elaborada, você deve deixar para fazê-lo depois, adiando a resposta.

• Adiar ou agendar: adiar o e-mail significa que você vai arquivá-lo em uma pasta só para mensagens a serem respondidas e depois quando tiver um tempo para isso vai respondê-las com mais calma. Agora é a hora de processar os e-mails e não de responder a todos. Essa é a ação que você deve tomar quando responder a um e-mail exige mais do que redigí-lo, porque você precisa ligar para alguém ou pesquisar algo, ou terminar alguma tarefa antes de responder.

• Fazer: se o e-mail te pede para fazer algo que leve menos de 2 minutos para terminar, faça e responda de uma vez.

A decisão para cada e-mail em sua caixa de entrada deve ser tomada rapidamente, para que você não passe muito tempo fazendo isso e acabe não tendo tempo de fazer o que precisa ser feito. Por isso é bom processar seus e-mails com alguma frequencia, como por exemplo de 2 em 2 horas, e evitar parar o processo no meio.

Uma dica é começar apagando os e-mails que precisam ser apagados. Nos dá a mesma sensação de leveza de quando limpamos nossa mesa de trabalho.

Respeite o tempo e ajude quem está do outro lado

Seja claro, objetivo e pense um pouco se o que você está escrevendo não está ambíguo. Você envia um e-mail que a pessoa não entende, ela vai perder o tempo tentando entender e te respondendo com um questionamento para tentar esclarecer o que você quis dizer. E você pode não entender a resposta dele criando uma pilha de mensagens e perda de tempo desnecessárias. É um regra básica de qualquer forma de comunicação, mas parece que ao usar e-mail muitas pessoas não pensam muito nisso.

Algo que deveriam ensinar no ensino básico, logo depois que as crianças aprendem a escrever: use o campo de assunto para escrever o assunto do e-mail. O nome do campo é “Assunto”, então não deve ser tão difícil de decorar. E mesmo assim muitos adultos, mesmo os que trabalham só com internet utilizam este campo com alguma frase não relacionada com o corpo do e-mail ou genérica a ponto de não te dar nenhuma ideia do que possa se tratar aquilo. Um campo de assunto bem preenchido ajuda você e seu destinatário a organizar melhor sua caixa de entrada e depois encontrar o que você precisa. A única exceção a essa regra deveriam ser os e-mails em que só basta o assunto, sem o corpo, como “Fomos vendidos para o Google :)” ou “Não vou trabalhar hj pq acordei sem calças na fronteira do Novo México”.

Tente não deixar de responder nenhum questionamento de quem te enviou um e-mail. Quando você esquece de responder algo você vai receber novas mensagens. Ou ligações telefônicas. De qualquer forma, você está atrasando o trabalho de outra pessoa, que vai se sentir obrigada a trapalhar um pouco o seu trabalho para conseguir o que precisa.

Outro comportamento que você deve evitar: mudar de assunto no meio de uma discussão por e-mail. Normalmente, bons clientes de correio eletrônico vão organizar as discussões em threads, deixando conversas que começaram com uma mensagem todas organizadas. Se no meio da discussão você começa a puxar um outro assunto, vai ser mais difícil depois você encontrar essas respostas no seu e-mail. Apenas por questão de organização, prefira enviar um novo e-mail com um novo campo de assunto.

Desligue-se um pouco

A menos que sua principal função seja responder e-mails de clientes, desligue qualquer tipo de dispositivo que fique verificando e te notificando dos e-mails assim que eles chegam. Esses alarmes frequentes só atrapalham seu foco e na maioria das vezes o e-mail não é tão urgente. Se for realmente uma emergência alguém vai acabar te ligando ou batendo na sua porta. Você não precisa saber que nos últimos 10 segundos recebeu uma promoção de rodízio de sushi com desconto de 125%. O sushi pode esperar.

E se você é do tipo que quando está usando o computador fica sempre mudando para a janela do e-mail para ver se alguma coisa nova apareceu, uma boa ideia é fechar o programa de e-mail e só abrí-lo nos momentos de processar a caixa de entrada. A única solução enquanto não criarem a A.T.M.A. (Alt-Tab Maníacos Anônimos).

E-mail para aumentar sua produtividade

Existem ferramentas que podem aumentar o valor dos e-mails para a produtividade de sua empresa. Seguem algumas abaixo:

• Respostas prontas: se existe algum tipo de e-mail que você sempre responde da mesma forma, existem extensões que te ajudam a cadastrar respostas prontas. Assim quando você receber mais um e-mail de cliente elogiando seu serviço, você já tem aquele agradecimento pronto para responder com alguns cliques. No Gmail você pode habilitar esta funcionalidade clicando em “Configurações” e em “Labs” procurando e habilitando a extensão “Canned responses”. Ao redigir uma resposta você tem acesso a um menu de onde pode criar e usar respostas já prontas. Existem diversas extensões de respostas prontas para os principais clientes de e-mail.

• Arivo CRM: você envia um e-mail com uma tabela de preços para o cliente e depois precisa registrar em algum lugar qual versão da tabela de preços você enviou, o que você disse nos e-mails de importante que você precisa se lembrar. São 2 passos e dependendo do quanto você estiver ocupado pode acabar não executando a segunda parte e depois o resto da sua equipe fica dependendo de procurar essas informações no seu histórico de e-mails. Nós achamos besteira perder tempo com isso e por isso criamos no Arivo CRM uma funcionalidade que chamamos de caixa postal, para diminuir esses 2 passos para um único passo: enviar o e-mail. Quando você cria sua conta no Arivo CRM, você tem um endereço de e-mail que é a caixa postal de seu grupo Arivo (você pode ver seu endereço de caixa postal clicando em “Meu grupo”). Quando você for enviar um e-mail importante para um cliente, você pode colocar sua caixa postal Arivo para receber esse e-mail, e automagicamente o texto de seu e-mail e os arquivos anexados vão aparecer no sistema, já organizados por cliente. A mesma coisa para e-mails que você receber, que você pode encaminhar para sua caixa postal.

Espero que estas dicas possam lhe ajudar a remover a montanha de correio eletrônico que atrasa sua vida, e que você possa aproveitar esse tempo que sobra para fazer o que precisa ser feito ou pelo menos relaxar mais.