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O Que é Pipeline De Vendas?

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Sua empresa vende produtos ou serviços, e você sente que sua área de vendas trabalha de qualquer jeito, sem muita estrutura, sem muito planejamento. Seu processo consiste em pedir para que seus representantes de vendas cacem clientes, e eles tentam vender de algum jeito.

Mas você nunca tem uma ideia de quanto vai ser vendido neste mês, não tem ideia de como vai ser o próximo mês, apenas pode torcer para que seus vendedores consigam vender o suficiente. E caso não consigam, a única coisa que faz é torcer com mais força ou pressionar sua equipe de vendas para que dêem um jeito para vender mais.

Caso esta seja sua realidade atual, implantar uma pipeline de vendas pode ajudá-lo a entender e melhorar seu processo de vendas. Mas antes é preciso entender o que é uma pipeline de vendas.

Exemplo

Vamos utilizar um exemplo fictício para ilustrar os conceitos deste artigo, .

Depois de ouvir muitas histórias de pessoas que usaram fragmentadoras de papéis para destruir documentos importantes por acidente, você decidiu abrir uma empresa que oferece o serviço de desfragmentar documentos.

"Fragmentadora de documentos"

Como você sempre foi bom em montar quebra-cabeças, você acha que á e pessoa certa para fazer este negócio dar certo.

Definição

A pipeline de vendas é composta de etapas que são completadas pela sua equipe para vender para seus clientes.

Quando falamos em um processo de pipeline de vendas, normalmente estamos falando de um método que nos permita visualizar em que etapa de nosso processo estão cada uma das oportunidades de negócio que estão sendo trabalhadas e que tem chance de se transformarem em vendas e faturamento.

Um exemplo de pipeline de vendas para nosso negócio de desfragmentar documentos:

"Pipeline"

No exemplo acima podemos ver que temos 3 oportunidades na primeira etapa que se chama “Contato inicial”, 2 oportunidades na segunda etapa “Qualificação”, nenhuma oportunidade na etapa “Proposta” e 1 oportunidade na etapa “Desfragmentar”.

Quando a oportunidade “Empresa Uberaba” na primeira etapa passar por todos os critérios para passar para a próxima etapa, o representante de venda dessa oportunidade pode mover essa oportunidade para a segunda etapa “Qualificação” e assim todos podem ver na pipeline que esse negócio está avançando.

A oportunidade com o nome de “Alberto - mapa do tesouro” que está na última etapa já passou por todas as outras etapas. Depois que terminarmos tudo que é necessário fazer nessa etapa, podemos retirar essa oportunidade da pipeline para que tenhamos a visão apenas do que ainda está aberto.

Quando alguma oportunidade é perdida, por exemplo porque o cliente potencial não quis comprar por causa do preço, podemos retirar essa oportunidade da pipeline.

Sempre atualizando as oportunidades da pipeline temos a visão de quanto progresso foi feito em cada negociação e o quão próximo estão de serem fechadas com sucesso.

Para tornar o processo mais simples e fácil de gerenciar, usamos um número limitado de etapas, normalmente de quatro a sete etapas.

Além disso, as etapas são sempre lineares, ou seja, uma acontece depois da outra. Pode ser que algumas vendas acabem pulando etapas (exemplo: quando um cliente novo entra em contato já com intenção de fechar negócio) e não há problema nisso. Mas caso você esteja pensando em um processo que não seja linear tente simplificá-lo para que se torne linear e facilite seu trabalho de gerenciar este processo.

E qual seria a diferença entre um funil de vendas e uma pipeline? Dependendo do contexto, funil e pipeline são a mesma coisa, pois a pipeline funciona como um funil, em que cada etapa vai “retendo” algumas das oportunidades que são perdidas. Mas se estiver falando de relatórios para visualizar os dados de vendas, a pipeline englobaria as oportunidades abertas, todas as negociações que potencialmente podem gerar faturamento. O funil deve mostrar, para um certo conjunto de oportunidades, quantas não foram perdidas de uma etapa para a outra, ou seja, uma visão da taxa de sucesso de cada etapa.

Etapas

Etapas de uma pipeline não são como uma “forma de bolo” em que as mesmas etapas funcionariam para todas as empresas.

Para definir as etapas de sua pipeline, comece listando todas as ações executadas pela sua equipe, desde o primeiro contato com um possível cliente até fechar o negócio com sucesso. É claro que essas ações variam para cada venda, mas conversando com seus representantes de venda e o resto de sua equipe comercial você vai descobrir que existem ações mais comuns que formam o seu processo.

As etapas de sua pipeline de vendas dependem de seu negócio e produto, mas principalmente do processo de compra usado pelos seus clientes. Se seus clientes normalmente exigem algum formalismo ou burocracia antes de poder fechar um negócio, sua pipeline precisa levar isso em consideração.

As etapas já devem existir em seu processo atual de vendas. Mas você precisa descobrir e formalizar essas etapas para que todos de sua equipe sigam o mesmo processo e com isso você pode medir sua performance e melhorá-lo.

As etapas devem ser pontos da jornada de seu cliente em que você sente que houve algum progresso, e seu potencial cliente está mais comprometido do que anteriormente. Cada etapa pode envolver diversas ações de sua equipe, mas normalmente existe algum critério para decidir se uma oportunidade pode prosseguir para a próxima etapa e isso precisa estar bem definido para que todos da equipe saibam como atualizar a pipeline de vendas.

Em nosso exemplo, temos 4 etapas: “Contato inicial”, “Qualificação”, “Proposta” e “Desfragmentar”.

Sua equipe de prospecção coloca todos os contatos de clientes que encontram na internet na etapa “Contato inicial”. Nessa etapa estão leads que ainda não receberam uma ligação da sua equipe de vendas. Assim que alguém da sua equipe de vendas liga para esse cliente e descobre que ele tem interesse no serviço de desfragmentar documentos, a oportunidade pode passar para a próxima etapa.

Na etapa “Qualificação”, seus vendedores fazem novos contatos e tentam descobrir se o cliente tem ou já teve problema de documentos importantes sendo destruídos sem querer e se seu preço está dentro do que ele pode pagar. Em caso afirmativo, a oportunidade pode passar para a próxima etapa.

Na etapa de “Proposta” você deve redigir uma proposta com o preço do serviço para enviar para o cliente. Ele pode negociar e pedir um desconto que pode ser negociado. Para dar um charme, sua empresa envia a proposta em um papel que foi fragmentado e desfragmentado para que eles possam ver o resultado de seu trabalho. E assim que o cliente aceita a proposta, esta oportunidade pode passar para a próxima etapa.

Na etapa “Desfragmentar” tem como atividades receber o pagamento, examinar os documentos a serem restaurados, executar o serviço e emitir uma nota fiscal. Quando todas essas atividades são finalizadas você pode considerar esta oportunidade fechada com sucesso e retirar a oportunidade da pipeline de vendas.

Estas etapas são apenas um exemplo, mas na prática a maioria delas é utilizada em pipelines reais.

Métricas

Com a pipeline montada e sua equipe atualizando as informações de oportunidades, seu processo já deve estar bem mais organizado. Mas a maior vantagem de trabalhar desta forma é poder medir a saúde de seu processo de vendas e usar esses dados para tentar melhorá-lo e poder vender mais.

Para isso é preciso acompanhar algumas métricas, estatísticas de sua pipeline. As métricas que você usa dependem da estratégia de sua empresa, mas abaixo dou alguns exemplos de métricas muito usadas para gerenciar funis de vendas.

  • Número de oportunidades abertas:

A estatística mais básica, já que sem nenhuma oportunidade aberta significa que não existe nenhuma expectativa de fechar alguma venda no futuro.

Olhar para este número no total não é tão útil, já que dez oportunidades na primeira etapa não valem tanto quanto uma na última etapa, já que muitas dessas oportunidades no início do funil vão ser perdidas antes de chegar ao seu fim.

Saber o número de oportunidades abertas em cada etapa é importante também para entender se existem gargalos e etapas que podem ser melhoradas.

  • Valor de oportunidades abertas:

Você pode ter um número grande de oportunidades abertas, mas se todas forem de valor baixo talvez sua equipe não consiga atingir o valor total de vendas necessário.

O valor total de oportunidades é uma métrica que ajuda a dimensionar isso. É importante levar em consideração os totais por etapa, e conhecer quais valores são aceitáveis para cada etapa.

  • Valor médio de oportunidades:

Outra métrica para tentar entender os valores usados nas oportunidades, mas que também deve ser observado por cada etapa. O problema de usar o valor médio é que normalmente os valores das oportunidades são estimativas, pois o vendedor não sabe com certeza o que o cliente vai fechar, então quanto mais no início do funil de vendas, mais impreciso vai ser esse valor.

  • Taxa de sucesso:

Das oportunidades abertas na semana (ou mês ou trimestre) passada quantas foram fechadas com sucesso este mês? É isto que deve medir a taxa de sucesso, qual a porcentagem das oportunidades criadas em seu funil que conseguem chegar até o final com sucesso.

Com isso você tem uma ideia de quantas oportunidades novas deve criar no funil para no futuro ter um resultado específico. Se em nosso exemplo, 20% das oportunidades criadas são transformadas em vendas no futuro, você sabe que se criar 100 oportunidades hoje, depois poderá colher 20 oportunidades fechadas com sucesso.

Isso vale para entender também cada etapa, olhando para a taxa de sucesso de oportunidades que passam de uma etapa para a próxima. Conhecendo a taxa de sucesso esperada de cada etapa é possível diagnosticar algum problema antes dele se tornar pior.

Se em uma etapa é esperada uma taxa de sucesso de 50% e neste mês ela caiu para 30%, é preciso verificar o que está acontecendo na execução dessa etapa.

  • Tempo médio para fechar um negócio:

Existe um tempo que decorre entre a criação da oportunidade em seu funil de vendas e o momento em que a venda é fechada. Com a métrica do tempo médio para que um negócio seja fechado, você pode se planejar.

Em nosso exemplo, caso o tempo médio para fechar uma venda de serviço seja de 2 semanas, eu já sei que as oportunidades criadas esta semana provavelmente só vão ser fechadas 2 semanas depois. Mas se nenhuma for criada, eu sei que duas semanas depois o setor de vendas vai passar por um período de seca.

Como disse antes, essas são métricas mais básicas, mas dependendo de sua estratégia podem existir outras estatísticas que podem ser interessantes para sua empresa. Por exemplo, você pode querer acompanhar o número de ligações telefônicas feitas para potenciais clientes, por achar que precisa aumentar o número de oportunidades no começo do funil.

Implantação

Antigamente, a única forma de se usar uma pipeline era com papel ou quadro na parede. Calcular as estatísticas apenas com essas ferramentas era terrível.

Depois as pessoas podiam usar planilhas, já que usavam planilhas para tudo na empresa. Facilitavam alguns cálculos, mas criar e manter essas planilhas gerava muito trabalho, além de não ser uma ferramenta criada com esse propósito.

Atualmente existem diversas ferramentas criadas especificamente para a gestão de pipeline de vendas, mas as principais são os sistemas de CRM (customer relationship management) apesar de que nem todos os CRM são direcionados para vendas.

Para gerenciar sua pipeline de vendas, recomendamos nosso sistema, o Arivo CRM. Você pode criar sua conta para testá-lo de graça por 14 dias sem compromisso e você pode personalizar sua pipeline para que se adeque ao seu negócio. Mesmo que seu negócio não seja o de desfragmentar documentos.

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